_ ORACON

Lean Office e Production


Il lean office è un insieme di metodologie e tecniche per riorganizzare i flussi di documenti e di informazioni all’interno degli uffici, con il fine di ottenere processi informativi privi di sprechi, quindi più veloci, affidabili ed economici. È l’attuazione dei principi di efficienza aziendale del Lean Thinking declinati ai processi amministrativi ed informativi.

Vale a dire il pensiero snello, la capacità di un’impresa di lavorare al meglio ottimizzando le risorse interne. In che misura? Aumentando le attività a valore aggiunto e riducendo gli sprechi. Ma cosa si intende esattamente con spreco? Nella filosofia della lean production si intende spreco ogni attività che non porta nessun vantaggio al nostro lavoro ma anzi porta a disperdere energie e risorse fra rilavorazioni, errori, doppioni, correzioni, passaggi ridondanti.

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Lean Office e Production


Il lean office è un insieme di metodologie e tecniche per riorganizzare i flussi di documenti e di informazioni all’interno degli uffici, con il fine di ottenere processi informativi privi di sprechi, quindi più veloci, affidabili ed economici. È l’attuazione dei principi di efficienza aziendale del Lean Thinking declinati ai processi amministrativi ed informativi.

Vale a dire il pensiero snello, la capacità di un’impresa di lavorare al meglio ottimizzando le risorse interne. In che misura? Aumentando le attività a valore aggiunto e riducendo gli sprechi. Ma cosa si intende esattamente con spreco? Nella filosofia della lean production si intende spreco ogni attività che non porta nessun vantaggio al nostro lavoro ma anzi porta a disperdere energie e risorse fra rilavorazioni, errori, doppioni, correzioni, passaggi ridondanti.

Nell’ambito degli uffici alcuni dei tipici sprechi e inefficienze riguardano:

SOVRAPPRODUZIONE
ovvero la produzione di informazioni non necessarie o con troppo anticipo rispetto alla fase successiva con la relativa creazione di colli di bottiglia che innescano ritardi o accumulo di pile di documenti; stampe superflue realizzate solo nella speranza che “poi me lo ricordo”, report che nessuno guarda ma si fanno perché “bisogna”, ecc.

MAGAZZINI INUTILI
ovvero libri, riviste e documenti impilati perché “magari un giorno serviranno”; caselle di posta intasate e non analizzate; to-do-list non gestite; documenti cartacei che potrebbero essere gestiti informaticamente, ecc. ATTESE: inattività e tempi morti collegati ai colli di bottiglia; tempi di risposta lunghi dei software e sistemi informativi; documenti in attesa di approvazioni; mancanza di intercambiabilità fra le figure incaricate con conseguenti problemi in caso di loro assenza; ritardi e mancanza di efficacia nelle riunioni, ecc.


PROCESSI INUTILI:
tutte le attività che non portano nessun valore aggiunto né al cliente né ai processi aziendali collegati come ad esempio email in copia conoscenza a destinatari multipli non precisati per mancanza di definizione sufficientemente precisa in ruoli e responsabilità; procedure informatiche macchinose; procedure informatiche assenti e dunque produzione di documentazione ridondante, ecc.


DIFETTI E RILAVORAZIONI:
qualsiasi attività svolta non correttamente al primo tentativo a causa di mancanza di procedure chiare o competenze adeguate; perdita di documenti a causa di disordine o disorganizzazione e tempo necessario a recuperarli; avanti e indietro di documenti a causa di errori, rilavorazioni o mancanza di chiarezza sul percorso ottimale che dovrebbe svolgere la documentazione

SPOSTAMENTI INUTILI: qualunque spostamento derivante da disorganizzazione, incluso spostarsi dall’ufficio per chiedere informazioni ai colleghi o recuperare documenti che non si trovano, raggiungere stampanti o altri dispositivi produttivi lontani dalla postazione, ecc.

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