L’ABC del controllo di gestione (prima parte)

Monitorare al meglio costi e profitti della propria azienda può implicare un’attenta analisi dell’intero sistema produttivo e commerciale, o di singoli settori di esso, in maniera più approfondita di quanto già avvenga tramite la contabilità generale.
Diventa quindi necessaria l’implementazione di ulteriori sistemi di analisi, come ad esempio la contabilità analitica, che permettano di desumere dati più nel dettaglio.
Questi raggruppamenti di dati permettono di scindere l’attività aziendale, per ottenere dei dati aggregati, utili per l’analisi della situazione reddituale. Si può quindi definire la programmazione e il controllo di gestione come l’attività fondamentale con cui l’azienda si accerta che la gestione si stia svolgendo in modo tale da permettere il raggiungimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione strategica.

Le fasi principali del controllo di gestione

1. La formulazione di obiettivi e programmi di breve periodo
2. La misurazione sistematica dei risultati conseguiti
3. L’analisi degli scostamenti (confronto degli obiettivi con i risultati)
4. Le azioni correttive a cui corrispondono altrettanti strumenti a disposizione dell’impresa:

• La contabilità analitica
• Il budgeting
• La contabilità generale e bilancio di esercizio
• Il sistema di reporting

Contabilità analitica: una mappa dei costi e dei ricavi

L’analisi dei flussi finanziari può mostrare disavanzi fra entrate ed uscite per interi periodi rendendo necessaria l’analisi dei dati economici. Se la contabilità generale può servire allo scopo dell’analisi di costi e ricavi (il Conto economico può far luce con immediatezza sull’andamento del margine operativo lordo e dell’utile/perdita di periodo), quella analitica si rende necessaria nel momento in cui si debba, ad esempio, metter mano ai conti per ridimensionare le spese. Ad esempio se il risultato economico della tua impresa dovesse essere negativo, potrai rivedere la tua strategia.

Come piccola impresa è difficile mantenere le proprie perdite in attesa di un miglioramento del mercato, dunque è necessario ridimensionare immediatamente le aspettative di profitto e quindi gli investimenti e le spese.
Ma dove intervenire?
È qui che entra in gioco la contabilità analitica, utile all’imprenditore anche per capire lo scostamento tra fatturato e utile. I dati di base della Contabilità Analitica sono sempre quelli della Contabilità Generale (tranne alcune rilevazioni extra contabili), ciò che cambia è principalmente il modo di disaggregarli e la filosofia di fondo.

Lo scopo di questo documento interno all’azienda è quello di conoscere costi/ricavi e il loro andamento nei punti dove essi vengono generati. È dunque necessario scendere nel dettaglio e soprattutto essere tempestivi nelle elaborazioni.
In una piccola impresa la contabilità analitica si realizza enucleando i centri di ricavo a cui associare i costi diretti, al fine di misurare la cosiddetta performance di un reparto.

Il budgeting: l’esperienza aiuta

Strumento previsionale di fondamentale importanza, anche il “budget” concorre alla corretta programmazione dei costi e dei ricavi, grazie all’analisi dei valori realizzati nel passato. Il documento che l’impresa elabora annualmente, oltre ad evidenziare i risultati economico-finanziari che si intende raggiungere nel successivo esercizio, funge anche da guida all’azione dei manager. Ogni area produttiva avrà un budget di riferimento.

Budget delle vendite

Il budget delle vendite nasce dalla risposta ad una serie di domande fondamentali: quali prodotti immetteremo sul mercato il prossimo anno? In quale quantità? A che prezzo? In quale area geografica? Dal semplice prodotto fra prezzo stimato e quantità prevista avrà origine il ricavo atteso dall’imprenditore. Non solo, ma quanto più si è dettagliati in questa fase, tanto più si riuscirà a scorgere i costi collegati alla commercializzazione del prodotto, un punto di partenza fondamentale per una buona stima dei costi.

Budget dei costi commerciali

In un mercato in cui i margini sono sempre più sottili e la concorrenza agguerrita, il ricavo atteso è una variabile che non può essere definita in modo troppo ottimistico. L’utile per l’impresa si determina quando riesce a razionalizzare al meglio i costi della gestione, pertanto tali costi andranno stimati uno aduno e dovranno rappresentare un riferimento costante nell’attività di tutti i giorni.

Con il termine costi commerciali si intendono tutti i costi collegati alla commercializzazione del prodotto: es: provvigioni, logistica, acquisto di merci destinate alla rivendita. La stima di tali costi è necessariamente legata alla quantità che si prevede di vendere. Budget dei costi di produzione

Nelle imprese che si occupano anche della produzione, dal budget delle vendite discende anche la quantità da produrre. Nel calcolo della quantità da produrre occorre tener conto delle giacenze iniziali che possono essere considerate vendibili e delle rimanenze finali che si desidera tenere a scorta per l’anno successivo.

Dalla stima della quantità prodotta discenderanno le occorrenze di materie prime e di manodopera diretta. Nei costi collegati alla produzione occorre inserire a budget anche la quota parte per l’anno degli ammortamenti dei macchinari, delle attrezzature e delle immobilizzazioni in genere.

Budget dei costi generali

Uno dei punti più complessi è rappresentato dalla stima dei costi generali, vale a dire quei costi non immediatamente legati alla produzione o alla commercializzazione, ma ugualmente necessari per lo svolgimento di tali attività e delle attività amministrative.

Fra le spese generali ricordiamo le utenze non direttamente riferibili ad unità produttive o commerciali, spese di cancelleria, spese postali, le spese per il personale amministrativo, oneri tributari, spese generali di manutenzione.

Consigliamo di usare come guida per la specifica di tali costi i consuntivi degli anni precedenti, integrandoli con eventuali voci aggiuntive. Da ricordare che i costi generali, per loro natura, non dovrebbero aumentare proporzionalmente al volume di affari, pertanto nella stima si dovrebbe essere piuttosto cauti.

Budget degli oneri finanziari

Le voci principali che possono essere inserite nella categoria “oneri finanziari” sono le seguenti:
– Interessi passivi su finanziamenti in corso a medio – lungo termine
– Spese di incasso e commissioni bancarie
– Interessi passivi su nuovi finanziamenti a medio-lungo termine
– Interessi a breve termine
L’utilità del budget consiste nel fatto che esso rappresenterà un riferimento per chi prende le decisioni in termini di ricavi attesi e costi previsti, per i quali è fissato a priori un limite da non oltrepassare se non in casi eccezionali. (Continua)